La nature du document et son format
Chaque type de document a ses propres exigences, son format, son style, son vocabulaire, sa présentation, imposant, au cas par cas, des recherches ou une documentation particulière (inclusion de photos, scans… eux-mêmes avec leurs caractéristiques propres et la gestion des droits afférents). On ne rédige pas un mémoire de fin d’études comme une note de service, une lettre de motivation comme un procès-verbal, une plaquette de présentation comme une page web. Le langage employé, même, peut varier largement en fonction du destinataire du document, nécessitant un soin particulier dans certains cas, ou une plus grande simplicité et accessibilité dans d’autres.
Pour chaque format (présentation PowerPoint ou diaporama, article de blog ou de presse, nouvelle ou roman, page web ou brochure…), existent des règles, parfois officielles, parfois d’usage, parfois techniques, parfois historiques, qu’il est important de connaître et de suivre pour que le document soit bien reçu par son destinataire : qu’il soit compris, apprécié, et atteigne le but recherché par l’auteur.
Le recueil et le traitement des données
L’angoisse de la page blanche, déjà évoquée, a pour origine première la difficulté à rassembler, puis organiser l’ensemble des données qu’on veut faire figurer dans le projet de lettre, de page, de publicité, etc. Il s’agit, en effet, d’exprimer en bon français (ou dans le langage habituel requis par le format !), ce qu’on a à dire, et de le faire de la manière la plus organisée et la plus compréhensible qui soit.
La méthodologie est la discipline qui permet, par des automatismes de réflexion ou des séries de questions-types, de construire un document compréhensible à partir de rien (ou très peu !).
Concrètement, ce recueil de données, proposé comme prestation, peut revêtir différentes formes. La plus habituelle est l’interview au micro (enregistré en direct ou par vidéo/audio-conférence), qui permet par la stimulation des questions, d’exprimer et de préciser le contenu de la publication. À charge ensuite, pour le prestataire, d’en faire du bon français. Il libère le client de toute obligation de mettre quoi que ce soit par écrit.
Ce recueil peut aussi se faire comme un reportage, photo ou vidéo sur une structure, un établissement, un lieu… ou comme un travail de documentation, sous différentes formes : numérisations de toutes sortes (photos, vidéos, scans, documents audios…), recherches documentaires ou bibliographiques, recherche de liens pertinents sur le web, etc.
Une bonne documentation est gage de la qualité du contenu.